Automatisation, digitalisation et IA... Es-tu toujours dans le coup

Excel est dépassé

À la recherche de meilleures performances, l'optimisation du processus de la commande au paiement doit également être une priorité. Si nous pouvons réduire le nombre de tâches manuelles, nous pouvons alors utiliser les capacités humaines de manière différente et effectuer des tâches plus intelligentes.

Trop souvent encore, les activités de recouvrement se font sur Excel. Toutes les données doivent être saisies manuellement. Chaque fois qu'une feuille est consultée, vous avez donc un instantané de la situation actuelle, vous regardez en quelque sorte une photo de votre situation financière à ce moment-là. Si ces informations ne sont pas constamment et correctement mises à jour, vous regardez une photo obsolète et vous ne pouvez pas tirer de conclusions précises.

Je me souviens bien du fichier maître dans une grande entreprise de télécommunications. Une feuille Excel partagée qui plantait constamment, des accords devaient être conclus au sein de l'équipe sur qui pouvait travailler dans le fichier et quand. Toute perturbation de la communication au sein de l'équipe se traduisait par des clients non suivis ou parfois doublés. La catégorisation des clients était seulement claire grâce aux cellules colorées, chaque mauvais clic avait donc des conséquences graves.

Honnêtement ? Tout cela n'est plus de ce temps. Les logiciels, la technologie et les outils doivent rendre le traitement, le reporting, le benchmarking et éventuellement la consolidation simples. C'est une occasion manquée de ne pas s'y attaquer.

Robotisation pour gagner du temps et de l'efficacité

L'automatisation des processus robotiques (RPA) fait en sorte que les tâches répétitives soient effectuées par un système informatique. Le principe est simple. Un bot exécute automatiquement une action lorsque certaines conditions sont remplies. Par exemple, si la facture est en retard de 5 jours, le premier rappel est envoyé. Une fois le processus interne terminé, le dossier est automatiquement transmis à un partenaire externe après 5 jours. Les tâches répétitives clairement définies n'ont donc plus besoin d'être traitées par des personnes.

"Dans le secteur de l'énergie, l'automatisation est depuis longtemps très importante. Je crois énormément au principe de "travailler plus intelligemment, pas plus dur". L'automatisation ne peut jamais remplacer l'intelligence humaine, c'est une opportunité pour nous de réfléchir davantage aux processus sous-jacents."
Lennert - Résponsable des Processus Senior

Utiliser l'intelligence humaine de manière plus intelligente

La robotisation et l'automatisation nous font gagner du temps. Du temps qui peut à son tour être investi dans des défis et des problèmes plus importants plutôt que dans des tâches exécutives répétitives. L'homme et la machine forment une équipe fantastique pour produire des résultats exceptionnels. Lorsque l'utilisation de la machine est efficace, il y a du temps et de l'espace pour réaliser l'optimisation des processus, financière et autre.

Les chiffres générés automatiquement montrent la réalité actuelle et peuvent également prédire des tendances. Cela permet à un service financier de vraiment s'impliquer et de devenir un véritable partenaire commercial. Un service crédit porte souvent le stigmate d'un rôle de donneur d'ordre, tant envers les clients qu'envers les employés internes. Alors qu'en réalité, ce n'est absolument pas le cas. Lorsqu'ils travaillent avec les bons chiffres, ils ont au contraire un rôle de direction. Un service crédit est alors le gardien, le traitant et le diffuseur d'informations cruciales.

Si le service financier souhaite agir davantage en tant que partenaire commercial, il incombe au (responsable du) département de penser de manière plus stratégique. C'est un processus continu de réflexion. Pourquoi faisons-nous les choses de cette manière ? Que pouvons-nous améliorer ? De quoi avons-nous besoin pour obtenir un rendement supérieur ? L'échange d'informations est au cœur de cette démarche. Si nous voulons changer les perspectives, nous avons besoin de compréhension. Cela conduit à un fonctionnement plus efficace au sein du département. En dehors de celui-ci, cela peut également générer des idées et stimuler la conscience.

Le Dr Alan Watkins, PDG complet et expert en leadership, l'a formulé ainsi : si vous voulez que les gens travaillent plus efficacement dans l'ensemble, assurez-vous qu'ils ont accès à davantage d'applications et d'applications logicielles utiles. Même lorsque les systèmes de gestion globale d'une organisation doivent être adaptés, c'est un exercice de réflexion utile, rentable et nécessaire.

Qu'en est-il de l'intelligence artificielle, l’IA?

L'IA est la prochaine étape. Une fois que vous travaillez avec un système automatisé et que vous disposez des données correctes, l'IA peut effectuer des analyses sur la base de ces données et faire des prédictions sur la meilleure approche par client/prospect/fournisseur. En partant de défis concrets, des algorithmes orientés solution peuvent être développés. Grâce à l'IA, il est possible de prédire quels clients paieront correctement ou non. Cela permet de prendre des dispositions proactives pour clarifier les accords, évaluer les risques et réagir plus rapidement. Encore une fois, un gain d'efficacité dans le "travail humain".

Pour appliquer correctement l'IA, une grande quantité de données est nécessaire, souvent dispersée dans l'entreprise. Si elles peuvent être collectées et quantifiées, il est possible d'obtenir de bons résultats. Il est important de tenir compte des évolutions : ce qui fonctionne aujourd'hui peut ne plus être applicable demain.

Pour de nombreuses entreprises, l'IA est encore un territoire inexploré. Dommage, car cela peut apporter une valeur ajoutée considérable. Non seulement pour améliorer les processus ou réduire les coûts, mais aussi pour l'expérience client. Plus nous automatisons, digitalisons et communiquons de manière significative, plus nous apprenons. Plus nous apprenons, meilleure sera notre façon de travailler.

Jusqu'où irons-nous avec l'IA?

ChatGPT peut certainement être utile pour envoyer des rappels lisibles avec un appel à l'action correct. Le nombre d'erreurs de langue et de constructions de phrases incorrectes diminuera certainement. Le courrier sera également plus axé sur le client et ses souhaits/besoins.

"J'utilise vraiment ChatGPT tous les jours pour envoyer des e-mails à mes clients. En quelques secondes, il me donne la structure appropriée que je peux adapter à mon style de communication personnel"

Aussi dans un chatbot, ChatGPT peut être utile, les réponses peuvent ainsi être mieux adaptées aux questions et sembler beaucoup moins artificielles pour l'interlocuteur. Un pas positif dans l'expérience client. Chat GPT peut par exemple prédire, disons sentir, sur la base des réponses du client qu'il est contrarié ou irrité, et décider de passer à un être humain en chair et en os.

Nous constatons immédiatement les limites de ce que l'IA peut faire à l'heure actuelle et comment elle peut être utilisée. L'IA est un outil, une ressource que nous, en tant qu'êtres humains, devons apprendre à utiliser et à exploiter de manière positive. Rien ne remplace encore le contact humain lorsque nous voulons vraiment nous connecter.