Een sterke start met Order & Credit

Het Order-to-Cash-proces vormt de ruggengraat van een gezonde cashflow.
Toch zien we in de praktijk dat veel bedrijven struikelen over inefficiënties, fouten en vertragingen in dit proces. Elke stap, van het plaatsen van een order tot de uiteindelijke betaling, heeft invloed op de snelheid en stabiliteit van de cashflow. Misstappen in één fase kunnen zich als een kettingreactie doorwerken en leiden tot gemiste kansen, hogere kosten en onnodige druk op teams en systemen.

Bij Triple A Solutions zijn we ons bewust van het belang van elk onderdeel van het Order-to-Cash-proces. Net omdat we dagelijks bedrijven ondersteunen bij het optimaliseren van hun cashflow, merken we hoe problemen in de vroege fasen vaak later de grootste obstakels veroorzaken. In dit artikel bespreken we de valkuilen en opportuniteiten binnen de eerste fase van het Order-to-Cash-proces en geven we concrete tips om deze cruciale start te versterken.

Waarom gaat het mis?

De Order & Credit-fase lijkt op het eerste zicht eenvoudig: orders invoeren en kredietvoorwaarden vastleggen. Maar kleine fouten in dit stadium – zoals incorrecte orders, gebrekkige kredietcontroles of onduidelijke afspraken – kunnen uitgroeien tot grote uitdagingen. Wanneer een betaling uitblijft of een dispuut ontstaat, kan dit vaak worden teruggeleid naar problemen in deze eerste fase.

Te weinig focus op kredietwaardigheid
Slechts iets meer dan 4% van de bedrijven screent klanten vooraf op kredietwaardigheid. Zonder inzicht in de financiële gezondheid van klanten ontstaan risico’s. Klanten met een zwakke liquiditeit krijgen krediet, wat kan leiden tot wanbetaling, vertraagde betalingen en cashflowproblemen.

Disputen door foute orders
Betwiste facturen zijn een van de meest voorkomende redenen waarom klanten niet (op tijd) betalen. Die conflicten ontstaan vaak al bij het invoeren van de order. Denk aan ontbrekende kortingen, foutieve prijzen of verkeerde leveringsgegevens. Wat begint als een kleine administratieve vergissing, kan later een groot probleem worden dat niet alleen de betaling vertraagt, maar ook de klantrelatie schaadt.

Inefficiënte orderverwerking
Een trage of foutgevoelige orderinvoer werkt als een domino-effect. Wanneer orders niet tijdig en correct worden ingevoerd – wat gemiddeld meer dan vier dagen duurt – heeft dit gevolgen voor de levering, facturatie en uiteindelijk de betaling. Wat in het begin een kleine vertraging lijkt, kan het hele Order-to-Cash-proces vertragen en cashflowproblemen veroorzaken.

Hoe maak je een sterke start?

Wil je problemen in de Order & Credit-fase vermijden? Dan zijn er drie sleutels tot succes:

Voer een standaard kredietcheck uit

• Gebruik kredietinformatietools zoals Graydon Creditsafe, Companyweb of Trends om snel en efficiënt de financiële gezondheid van nieuwe klanten te beoordelen.
• Stel duidelijke kredietlimieten in en herzie deze periodiek, zeker bij klanten met een wisselende betaalhistoriek.
• Werk met een intern risicoklassement: klanten met een hoog risico krijgen striktere betalingsvoorwaarden of voorafbetaling.

Automatiseer en standaardiseer orderinvoer

• Werk met templates en automatische controles bij orderinvoer. Dit helpt om fouten te detecteren voordat ze een probleem worden.
• Koppel CRM- en ERP-systemen, zodat verkooporders automatisch en foutloos worden doorgezet naar facturatie en boekhouding.
• Zorg voor real-time dashboards waarin openstaande orders en mogelijke fouten meteen zichtbaar zijn.

3. Zorg voor heldere communicatie tussen afdelingen

• Maak duidelijke afspraken tussen sales, finance en operations over betalingsvoorwaarden, kortingen en contractuele afspraken.
• Werk met een ‘first-time-right’-mentaliteit: orders moeten bij de eerste invoer correct en volledig zijn, zonder dat er achteraf nog correcties nodig zijn.
  
• Zorg dat alle klantafspraken schriftelijk en transparant vastliggen. Misverstanden ontstaan vaak door mondelinge toezeggingen die niet correct worden doorgevoerd.

De basis is gelegd voor een succesvol Order-to-Cash-proces

De Order & Credit-fase vormt de basis van elk succesvol Order-to-Cash-proces. Juist hier maak je het verschil tussen een soepel proces en een reeks van frustrerende obstakels. Met een sterke focus op nauwkeurige kredietcontroles, snelle orderinvoer en duidelijke interne afspraken kunnen bedrijven niet alleen risico’s minimaliseren, maar ook hun cashflow aanzienlijk verbeteren.